档案卡片处理人事档案疑难研究从人事档案卡片

人事档案卡片作为人事档案的一部分，虽然不收归在人事档案正册中，但是它却在人事档案的利用过程中发挥了重大的作用。特别是自2004年以来，许多高校的新入职教职工档案全部托管在了人才交流中心。在这种特殊时期，要想查阅一些新教职工的个人信息，就显得不太方便。此时，人事档案卡片的作用就显而易见了。其实，当年人事档案卡片的产生也不是偶然的，是因为它的规格小巧，所占空间有限，而个人信息又相对齐全慢慢发展起来的。

一、卡片材质的起源——纸质卡片

最初筹建人事档案卡片时，是20世纪四五十年代，当时就只有纸质卡片。而且随着时代的发展，造纸技术的不断进步，卡片的质地也不尽相同。最开始的卡片比较薄，颜色发黑，纸质较为粗糙，质地较脆，其实就是一张厚一点的纸，到了20世纪七十年代以后，卡片变得比较厚实，颜色也较白。质地也很有韧性，这时的卡片就不是一张厚纸了，而是纸板，查阅起来很方便，不会和其他的卡片黏在一起捻不开。

二、卡片的规格

卡片规格比较小巧，长13厘米，宽7.8厘米。我们将卡片按照汉语拼音拼写顺序，排放在木质的抽屉盒子里，再把抽屉按照先后顺序放进卡片柜里。卡片柜共有两组，一组是干部卡片柜，另一组是学生卡片柜。每组柜子有36个小抽屉，每行6个，共有六行。卡片根据汉语“音序检字法”的原理，按照卡片姓名的顺序排列。每个抽屉上都用标签注明了本卡片盒里装的是包含哪些姓氏的卡片，如果某个姓氏包含的卡片较多，可能一个卡片盒里装不下，那就要放进下一个盒子里，例如张姓就放在了两个卡片盒里。这种情况也要标清楚此盒中装的是张姓的哪些卡片，如（张cai-zhuang）。干部卡片柜里装的是1975年以前入校的学生和所有干部、工人的人事档案卡片，还有一段特定时期内留苏预备部的留学苏联的学生卡片。学生卡片柜里装的是1975年以后入校的统招学生（本科、硕士、博士）的档案卡片。别小看这些或薄或厚、或黑或白、或脆或韧的档案卡片，我们利用起来得心应手，十分方便。

三、卡片的内容

卡片的页面设置和内容随着年代的变化而变化，具有明显的时代特色。最开始填写的卡片内容十分简单，只有正面有内容，内容只有姓名、姓名拼音和曾用名三项，其他地方空空如也。紧接着二十世纪五十年代初期卡片的内容一下变得丰富起来，比最初的姓名增加了学籍号、籍贯、年龄、性别、民族、个人职业、宗教、党派团体，最后学历是在某学校、某系科、几年级毕业，个人经历、特长，来本校入某部、某班、入校日期、转某部某班，日期是什么，调往何处，因何原因退休学，日期是某年某月某日，最后是通讯处。只有正面，反面没有内容。由此可见，这张人事档案卡片的作用显著，利用率也颇高，只有姓名及拼音已经满足不了利用者的需求。到了五十年代中后期，卡片的内容又有所修改和增加，将年龄修改为出生日期某年、某月、某日，将来本校入某部、某班、改成了某系、某年级、某班。把原来的部队编制，转为了学校正规编制。增加了干部编入单位，何时何地参加民主党派，介绍机关。而且卡片的反面也补充了内容，左边是个人简历，右边是家庭情况，包括家庭主要成员姓名、职务、与本人关系，共有几口人、本人籍贯、现在住址、是否华侨、侨居何国。到了六十年代初的卡片在学籍号的位置又增加了档案编号，其结果就是学籍号或档案编号，还增加了现有文化水平，最后学历是某年在某省某县市什么立什么学校什么系（中）几年级（毕业），家庭出身、个人成分，健康状况，校内变动。到了七十年代又增加了何时何地参加共产党，何时何地参加共青团，何时何地参加反动党派，档案转往机关。经历了近半个世纪的不断摸索，不断完善，到了二十一世纪以来最终形成了现代版的人事档案卡片，其主要内容正面是姓名、姓名拼音、学籍号（干部工资号）、曾用名、性别、籍贯、出生日期、民族、家庭住址、邮政编码、现有文化程度、毕业学校、毕业时间、何时何地入团、何时何地入党、宗教信仰、何时何地参加工作、身份证号、来自何学校（单位）、入校日期，编入单位分为干部和学生两栏：学生填写某院（系）某年级、某专业、某班、教职工的填写教工干编入单位，接下来是校内变动、离校日期、调往何处、档案转寄单位。卡片反面的内容有个人简历（要求从小学填起）、宅电、家庭主要成员情况（姓名、单位、职务、与本人关系）宿舍住址、宿舍电话和手机号码。很明显，人事档案卡片内容是随着时代的发展而不断发展改变的。最初的卡片只有姓名和姓名拼音，后来由于内容的过于简单，利用者想要得到的信息太少了，以至于无法满足其查阅的要求。他们只能简单的了解某个人是否在此大学学习过。其他情况一无所知。于是到了五十年代卡片就有了不断的发展变化。内容丰富了不少，因为时代的不同要求，内容也不断调整，甚至名称的叫法也有所改变，比如某部、某班后来改成了某学校、某系科，最后标准是某院（系）某年级、某专业、某班，学籍号、档案编号最终形成学号。

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